POLITYKA PRYWATNOŚCI KONFERENCJI

„Konferencja Neuromodulacji TMS w Psychiatrii i Neurologii – od neuronauki do praktyki klinicznej”

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Administratorem danych osobowych uczestników Konferencji, osób dokonujących zgłoszeń oraz użytkowników strony internetowej wydarzenia jest MakMentis Sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie, pod adresem: ul. Juliusza Słowackiego 8/2LU i 3LU, NIP: 8522692478, REGON: 524727363, zwana dalej „Administratorem”.
  2. Kontakt z Administratorem w sprawach związanych z ochroną danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: konferencja.tms@makmentis.pl lub korespondencyjnie na adres siedziby.
  3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
  4. Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, zapewniając, że dane są przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

2. CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA DANYCH

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

  • Rejestracja i organizacja udziału w Konferencji – przyjmowanie zgłoszeń, obsługa płatności, kontakt w sprawach organizacyjnych, przygotowanie identyfikatorów, zapewnienie udziału oraz wydanie certyfikatów. Podstawą przetwarzania jest zawarcie i wykonanie umowy.
  • Rozliczenia finansowe i podatkowe – wystawianie faktur, prowadzenie dokumentacji księgowej oraz realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa.
  • Obsługa dokumentacji doskonalenia zawodowego – jeżeli Konferencja zostanie objęta systemem punktów edukacyjnych, dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do potwierdzenia uczestnictwa oraz wykonania obowiązków organizatora wynikających z właściwych przepisów.
  • Weryfikacja uprawnień do udziału w wydarzeniu lub jego wybranych częściach – jeżeli dostęp jest ograniczony do określonych grup zawodowych. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu przestrzegania zasad uczestnictwa i ograniczeń dotyczących odbiorców prezentowanych treści.
  • Obsługa zapytań i korespondencji – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na udzielaniu odpowiedzi i prowadzeniu komunikacji z osobami zainteresowanymi wydarzeniem.
  • Rozpatrywanie reklamacji oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – odpowiednio w związku z wykonaniem umowy, realizacją obowiązków prawnych oraz prawnie uzasadnionym interesem Administratora polegającym na ochronie jego praw.
  • Publikacja wizerunku w materiałach dotyczących Konferencji – na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody, na zasadach określonych w punkcie 7.
  • Zapewnienie prawidłowego działania i bezpieczeństwa strony internetowej – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na utrzymaniu strony, zapobieganiu nadużyciom oraz diagnozowaniu błędów.
  • Analiza ruchu na stronie z wykorzystaniem opcjonalnych plików cookies lub podobnych technologii – jeżeli takie narzędzia są stosowane, na podstawie zgody użytkownika.

Powyższe podstawy odpowiadają odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. a, b, c oraz f RODO.

3. ZAKRES I ŹRÓDŁA DANYCH

  1. W zależności od celu przetwarzania Administrator może przetwarzać:
    • imię i nazwisko;
    • adres e-mail oraz numer telefonu;
    • dane do wystawienia faktury, w tym nazwę, adres i NIP;
    • informacje o zawodzie, numer prawa wykonywania zawodu oraz specjalizacji – w zakresie uzasadnionym zasadami uczestnictwa lub dokumentowaniem doskonalenia zawodowego;
    • miejsce zatrudnienia;
    • informacje o zgłoszeniu, obecności, płatnościach oraz wydanych certyfikatach;
    • dane zawarte w korespondencji i zgłoszeniach reklamacyjnych;
    • wizerunek utrwalony na zdjęciach lub nagraniach;
    • dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, w tym adres IP, informacje o przeglądarce, czasie połączenia oraz zdarzeniach rejestrowanych w logach serwera.
  2. Dane są pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, w szczególności poprzez formularz rejestracyjny lub korespondencję. Mogą również pochodzić od osoby dokonującej zgłoszenia w imieniu uczestnika, np. pracodawcy. W takim przypadku dotyczą przede wszystkim danych identyfikacyjnych, kontaktowych, zawodowych i informacji o zgłoszeniu.
  3. Podanie danych niezbędnych do rejestracji jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwia przyjęcie zgłoszenia lub realizację określonej usługi. Podanie danych wymaganych do wystawienia dokumentów księgowych wynika z przepisów prawa.
  4. Podanie danych oznaczonych jako opcjonalne oraz udzielenie zgody na wykorzystanie wizerunku nie stanowią warunku udziału w Konferencji.

4. REJESTRACJA, PŁATNOŚCI I ODBIORCY DANYCH

  1. Rejestracja uczestników odbywa się za pośrednictwem systemu Konfeo, a płatności elektroniczne są obsługiwane przez Przelewy24, którego operatorem jest PayPro S.A.
  2. Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w organizacji wydarzenia, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań, w szczególności:
    • dostawcy systemu Konfeo;
    • operatorom płatności i bankom;
    • dostawcom hostingu, poczty elektronicznej oraz obsługi informatycznej;
    • podmiotom świadczącym usługi księgowe i prawne;
    • podmiotom zapewniającym obsługę organizacyjną, fotograficzną i techniczną Konferencji;
    • podmiotowi prowadzącemu obiekt konferencyjny lub zapewniającemu catering, jeżeli realizacja usługi wymaga udostępnienia danych;
    • właściwej izbie lekarskiej lub innym uprawnionym podmiotom, jeżeli przekazanie danych jest wymagane w związku z dokumentowaniem doskonalenia zawodowego;
    • organom publicznym uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
  3. Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i zgodnie z jego poleceniami. Podmioty, które samodzielnie określają cele i sposoby przetwarzania danych, w tym operator płatności w zakresie świadczonych usług płatniczych, działają jako odrębni administratorzy.
  4. Informacje dotyczące zasad przetwarzania danych przez dostawców usług są dostępne w ich politykach prywatności i klauzulach informacyjnych.
  5. Dane uczestników nie są przekazywane sponsorom ani wystawcom do ich własnych celów marketingowych bez odrębnej podstawy prawnej.

5. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

  1. Korzystanie z usług zewnętrznych dostawców technologicznych oraz publikowanie materiałów w serwisach społecznościowych może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
  2. Jeżeli takie przekazywanie ma miejsce, odbywa się z zachowaniem wymagań RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne, wraz z dodatkowymi środkami ochrony, gdy są wymagane.
  3. Informacje o konkretnych transferach oraz stosowanych zabezpieczeniach, w tym możliwość uzyskania ich kopii, można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

6. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Dane osobowe są przechowywane przez okres odpowiedni do celu ich przetwarzania:

  • Dane związane z rejestracją i udziałem – przez czas organizacji i realizacji Konferencji oraz zakończenia jej obsługi, a następnie wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych lub ochrony przed roszczeniami.
  • Dokumentacja księgowa i podatkowa – przez okres wymagany przepisami; dokumentacja podatkowa co do zasady przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem przypadków przedłużenia tego okresu na podstawie prawa.
  • Dokumentacja doskonalenia zawodowego – przez okres wymagany przepisami dotyczącymi danej formy doskonalenia zawodowego.
  • Korespondencja i reklamacje – przez czas niezbędny do zakończenia sprawy, a następnie, jeżeli jest to uzasadnione, do upływu okresu przedawnienia związanych z nią roszczeń.
  • Dane przetwarzane na podstawie zgody, w tym wizerunek – do czasu jej wycofania lub wcześniejszego zakończenia celu, dla którego zgoda została udzielona.
  • Dane służące ochronie przed roszczeniami – do upływu okresu przedawnienia, a w przypadku trwającego postępowania przez czas niezbędny do jego zakończenia i rozliczenia.
  • Dane techniczne i logi serwera – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony, a w razie wykrycia incydentu przez czas konieczny do jego wyjaśnienia.
  • Dane z opcjonalnych cookies – przez okres wskazany w informacjach o danym narzędziu lub do wycofania zgody, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub anonimizowane.

7. ZDJĘCIA I NAGRANIA Z KONFERENCJI

  1. Podczas Konferencji mogą być wykonywane zdjęcia i nagrania przeznaczone do dokumentowania oraz promocji wydarzenia.
  2. Utrwalanie i publikacja rozpoznawalnego wizerunku uczestnika na podstawie zgody odbywają się w zakresie określonym w odrębnym oświadczeniu, wskazującym cel i miejsca publikacji, w szczególności stronę internetową oraz profile MakMentis w mediach społecznościowych.
  3. Zgoda jest dobrowolna. Sam udział w Konferencji, akceptacja regulaminu ani brak sprzeciwu nie oznaczają jej udzielenia. Odmowa zgody nie wpływa na możliwość uczestnictwa.
  4. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z Administratorem. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
  5. Publikowane materiały mogą być dostępne dla nieograniczonego kręgu odbiorców internetu. Operatorzy serwisów społecznościowych przetwarzają dane również na zasadach określonych w ich własnych politykach prywatności.

8. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

  1. Na warunkach określonych w RODO każdej osobie przysługuje prawo do:
    • dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii;
    • sprostowania danych;
    • usunięcia danych;
    • ograniczenia ich przetwarzania;
    • przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;
    • wniesienia sprzeciwu, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją tej osoby, wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
    • wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.
  2. Nie wszystkie prawa mają zastosowanie w każdej sytuacji. W szczególności żądanie usunięcia danych nie obejmuje danych, które Administrator musi przechowywać w celu wykonania obowiązków prawnych.
  3. Żądania dotyczące danych osobowych można kierować na adres: konferencja.tms@makmentis.pl.
  4. Osoba, która uważa, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy, ma prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje dotyczące składania skarg są dostępne na stronie uodo.gov.pl.

9. PLIKI COOKIES I DANE TECHNICZNE

  1. Strona może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie służące jej prawidłowemu działaniu, zapamiętywaniu ustawień użytkownika oraz – po uzyskaniu wymaganej zgody – analizie ruchu.
  2. Technologie niezbędne do działania strony lub realizacji usługi żądanej przez użytkownika mogą być stosowane bez jego zgody. Pozostałe, w szczególności analityczne i reklamowe, są uruchamiane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody.
  3. Jeżeli strona wykorzystuje opcjonalne cookies, użytkownik może zaakceptować je, odrzucić lub wybrać określone kategorie za pomocą panelu zarządzania zgodami. Zmiana ustawień i wycofanie zgody są możliwe w dowolnym momencie poprzez ponowne otwarcie panelu.
  4. Szczegółowe informacje o stosowanych technologiach, ich dostawcach, celach i okresach działania są udostępniane w panelu cookies przed wyrażeniem zgody.
  5. Użytkownik może również usuwać cookies i zarządzać nimi w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie cookies niezbędnych może utrudnić korzystanie z niektórych funkcji strony.
  6. Niezależnie od cookies serwer może rejestrować dane techniczne niezbędne do utrzymania i zabezpieczenia strony, zgodnie z celami wskazanymi w niniejszej Polityce.

10. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH I AKTUALIZACJE POLITYKI

  1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, mające chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem.
  2. Administrator nie podejmuje wobec uczestników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na uczestników.
  3. Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą przepisów, sposobu organizacji Konferencji lub wykorzystywanych rozwiązań technicznych. Aktualna wersja jest publikowana na stronie wydarzenia z datą aktualizacji. Zmiana Polityki nie zastępuje uzyskania zgody, gdy jest ona wymagana.

Data ostatniej aktualizacji: 29.09.2026